Uffici controlli interni e audit
È l’ufficio che il controllo lo fa davvero: costruisce le griglie, estrae il campione, esamina gli atti, compila, aggrega, prepara i documenti da trasmettere. Quasi sempre con due o tre persone, e quasi mai a tempo pieno.
Dove se ne va il tempo
In un ciclo di controllo gestito con strumenti generici, il tempo si distribuisce male. La parte che richiede competenza — l’esame dell’atto — è compressa fra due attività che competenza non ne richiedono.
| Fase | Che cosa comporta a mano |
|---|---|
| Costruzione della popolazione | estrarre l’elenco degli atti, ripulirlo, verificarne la completezza |
| Estrazione del campione | funzione casuale, copia dei valori per congelarli, annotazione a parte del criterio |
| Esame degli atti | l’attività che giustifica l’esistenza dell’ufficio |
| Consolidamento | riunire i file dei colleghi, riconciliare le versioni |
| Aggregazione | tabelle pivot, conteggi, grafici rifatti ogni volta |
| Documenti periodici | quattro destinatari, quattro documenti, composizione manuale |
Prima e dopo l’esame ci sono attività ripetitive che si ripresentano identiche a ogni ciclo. Sono esattamente quelle che un software può assorbire.
Che cosa cambia
L’estrazione smette di essere un problema
Si definiscono popolazione e criteri, il sistema estrae e conserva la traccia. Non serve più congelare i valori né annotare a parte il criterio adottato: campione, popolazione e criteri restano associati.
Le griglie si aggiornano invece di essere riscritte
Quando cambia la normativa non si riparte dal documento: si interviene sulle voci della checklist. Il D.Lgs. 36/2023 sui contratti pubblici è il caso che più di recente ha imposto questa manutenzione a tutti gli enti.
Il consolidamento sparisce
Non c’è nulla da consolidare se non ci sono copie: più persone lavorano sullo stesso ciclo, ciascuna con i propri permessi.
I documenti si compongono dai dati
Report preimpostati, possibilità di crearne di nuovi, esportazione di dati e grafici con un clic. La produzione dei documenti periodici smette di essere un progetto a sé.
Partire senza costruire tutto da zero
L’ostacolo che ferma molti uffici non è il software: è la griglia. Costruire da zero un set di checklist per le diverse tipologie di atto richiede tempo e competenza normativa, e il risultato va poi mantenuto.
PROMO P.A. Fondazione può fornire le griglie di controllo, che restano modificabili dall’ente. Chi preferisce costruirle in proprio è libero di farlo: l’autonomia di configurazione riguarda checklist, utenti, permessi e ogni altro parametro.
La versione Pro comprende inoltre checklist adeguate al nuovo codice dei contratti D.Lgs. 36/2023 e al PNRR, e incontri formativi in modalità FAD sincrona dedicati alla personalizzazione delle liste da parte dell’ente. Confronta le versioni.
Nessun carico per l’ufficio IT
AuditingPA è interamente in cloud. Non c’è nulla da installare su PC o server, non servono macchine potenti: bastano una buona connessione e un browser aggiornato. Per l’ufficio controlli questo significa non dover passare da una richiesta all’IT per partire, e non dover attendere finestre di aggiornamento.