Checklist per il controllo degli atti

La checklist è il punto in cui il controllo successivo diventa concreto. Definisce che cosa si verifica su ciascun atto estratto, rende il giudizio confrontabile tra operatori diversi e trasforma le risultanze in dati aggregabili anziché in valutazioni discorsive.

Perché la checklist regge tutto il sistema

L’articolo 147-bis chiede che il controllo si svolga secondo principi generali di revisione aziendale. Il principio più elementare della revisione è che due revisori diversi, applicando la stessa procedura allo stesso oggetto, arrivino alla stessa conclusione. Senza una griglia di controllo esplicita questo non accade: ciascuno verifica ciò che ritiene rilevante, e i risultati non sono confrontabili né nel tempo né tra servizi.

Una checklist ben costruita produce tre effetti che il controllo discorsivo non produce:

• Omogeneità — lo stesso atto riceve lo stesso giudizio indipendentemente da chi lo esamina.
• Aggregabilità — le risposte diventano dati, e i dati diventano indicatori: quali voci registrano più irregolarità, in quali servizi, con quale andamento.
• Trasferibilità — un nuovo collega può svolgere il controllo senza aver assistito ai cicli precedenti.

Checklist dinamiche

In AuditingPA le voci delle checklist si definiscono nel dettaglio, in modo che creare nuove liste per nuove normative sia un’operazione ordinaria e non un progetto. È una caratteristica che conta più di quanto sembri: nel controllo di regolarità amministrativa la normativa di riferimento cambia con frequenza, e ogni cambiamento si riflette sulle voci da verificare.

Il codice dei contratti pubblici, per fare l’esempio più evidente, ha modificato le verifiche sugli affidamenti con il D.Lgs. 36/2023. Un ente che tiene le proprie griglie in un documento di testo deve riscrivere il documento e sperare che tutti usino la versione giusta. Un ente che le tiene in AuditingPA aggiorna la lista, e i cicli successivi la applicano.

Autonomia di configurazione

L’ente è autonomo nella creazione e configurazione di checklist, utenti, permessi e ogni altro parametro. Questo risponde a un punto dell’art. 147-bis che viene spesso trascurato: le modalità del controllo sono definite nell’ambito dell’autonomia organizzativa dell’ente. Il software non può imporre un metodo, deve poter accogliere quello che l’ente si è dato.

Chi preferisce non partire da zero non deve farlo: PROMO P.A. Fondazione può fornire le griglie di controllo, che restano poi modificabili dall’ente.

Che cosa contiene una checklist di regolarità amministrativa

Le voci variano con la tipologia di atto e con le scelte dell’ente. Gli ambiti che ricorrono nella generalità dei regolamenti:

• Competenza — l’organo che ha adottato l’atto era competente.
• Presupposti — i presupposti di fatto e di diritto sono indicati e verificabili.
• Motivazione — l’atto è motivato in modo congruo rispetto alla decisione assunta.
• Iter procedimentale — le fasi previste sono state rispettate, i termini osservati.
• Copertura finanziaria — l’impegno di spesa è correttamente imputato e coperto.
• Affidamenti — procedura di scelta del contraente, requisiti, pubblicità, in coerenza con il codice dei contratti vigente.
• Trasparenza — obblighi di pubblicazione assolti, ai sensi del D.Lgs. 33/2013.
• Conflitto di interessi — dichiarazioni acquisite, misure del piano anticorruzione osservate.
• Forma e chiarezza — struttura dell’atto, sottoscrizione, correttezza dei riferimenti.

Il legame con la prevenzione della corruzione

Il controllo successivo non vive isolato. La legge 190/2012 individua nel controllo di regolarità una delle misure di prevenzione, e le risultanze del controllo alimentano la programmazione delle misure per l’anno successivo. Dal 2022 la sezione anticorruzione confluisce nel PIAO, il Piano integrato di attività e organizzazione.

Costruire le voci della checklist in coerenza con le misure programmate rende questo collegamento operativo: le irregolarità rilevate diventano l’evidenza su cui l’RPCT calibra le misure, anziché un documento che circola per conoscenza.

Torna alle funzionalità · Come si aggregano le risultanze · Richiedi una demo