Reportistica dei controlli e referto
Il controllo successivo non si esaurisce nell’esame degli atti. L’articolo 147-bis stabilisce che le risultanze siano trasmesse, periodicamente e a più destinatari, ciascuno con un’esigenza informativa diversa. È la fase in cui il lavoro dell’ufficio diventa visibile — o si perde.
A chi vanno le risultanze
Le risultanze del controllo di cui al comma 2 sono trasmesse periodicamente, a cura del segretario, ai responsabili dei servizi, unitamente alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità, nonché ai revisori dei conti e agli organi di valutazione dei risultati dei dipendenti, come documenti utili per la valutazione, e al consiglio comunale.
Art. 147-bis, comma 3, D.Lgs. 267/2000 (TUEL)
Quattro destinatari, quattro letture differenti dello stesso dato.
| Destinatario | Che cosa gli serve |
|---|---|
| Responsabili dei servizi | le irregolarità che riguardano il proprio servizio e le direttive cui conformarsi |
| Revisori dei conti | il quadro complessivo della regolarità, in particolare sugli impegni di spesa |
| Organi di valutazione (OIV o nucleo) | elementi utili alla valutazione della performance dei dipendenti |
| Consiglio comunale | una rappresentazione sintetica e leggibile dell’andamento |
Un unico documento indifferenziato serve male tutti e quattro. Produrne quattro a mano, da un foglio di calcolo, costa più tempo del controllo stesso.
Report preimpostati e report propri
AuditingPA mette a disposizione numerosi report preimpostati e consente di crearne di nuovi secondo le necessità dell’ente. Dati e grafici si esportano con un clic per comporre i documenti periodici.
La differenza sostanziale rispetto alla ricostruzione manuale è che i report leggono le risposte delle checklist come dati strutturati. Le domande a cui si può rispondere cambiano di natura:
- quali voci di controllo registrano più rilievi, e quindi dove concentrare la formazione;
- quali servizi presentano ricorrenze, e quindi dove intervenire sull’organizzazione;
- come si muove l’andamento nel tempo, e quindi se le direttive precedenti hanno prodotto effetti;
- quale copertura ha avuto il controllo rispetto alla popolazione, e quindi se il campionamento programmato è stato rispettato.
L’ultima domanda è quella che più spesso resta senza risposta negli enti che lavorano a mano, ed è anche quella che un revisore o la Corte dei conti pone per prima.
Dalle risultanze alle direttive
La norma non chiede di segnalare le irregolarità: chiede di trasmetterle unitamente alle direttive cui conformarsi. È un obbligo di contenuto, non di forma. Il documento periodico che si limita a elencare i rilievi assolve solo metà della previsione.
Avere i rilievi aggregati per voce e per servizio è ciò che rende possibile scrivere direttive utili: quando si vede che un determinato adempimento manca ricorrentemente in un determinato servizio, la direttiva si scrive da sé. Quando si dispone soltanto di un elenco di atti con annotazioni discorsive, la direttiva resta generica e non produce effetti misurabili nel ciclo successivo.
Il collegamento con la valutazione e con il PIAO
Le risultanze sono espressamente qualificate dalla norma come documenti utili per la valutazione dei dipendenti. Perché lo siano davvero devono essere confrontabili tra servizi e tra annualità: un giudizio discorsivo non è utilizzabile a fini valutativi.
Lo stesso vale per la programmazione delle misure di prevenzione della corruzione, che dal 2022 trova sede nella sezione dedicata del PIAO. I dati del controllo successivo sono l’evidenza su cui l’RPCT calibra le misure per l’anno successivo, in attuazione della legge 190/2012.
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