OIV e nuclei di valutazione
L’articolo 147-bis comma 3 del TUEL qualifica le risultanze del controllo successivo come documenti utili per la valutazione dei dipendenti e ne prevede la trasmissione agli organi di valutazione. È un’attribuzione precisa, che però si scontra con la forma in cui quelle risultanze arrivano abitualmente.
Il problema: risultanze non utilizzabili
Un organo di valutazione che riceve una relazione discorsiva sui controlli si trova con un documento che non può usare. Per entrare in un giudizio valutativo un dato deve avere tre caratteristiche che la relazione narrativa non possiede.
- Attribuibilità — i rilievi devono essere riferibili a un servizio determinato, non all’ente in generale.
- Confrontabilità — servizi diversi devono essere stati valutati con le stesse voci di controllo, altrimenti il confronto misura il metodo, non la performance.
- Serialità — senza il dato dell’anno precedente non si vede un andamento, e senza andamento non si valuta un miglioramento.
Una relazione che elenca gli atti esaminati con annotazioni libere non soddisfa nessuna delle tre. L’organo di valutazione ne prende atto e la archivia, e la previsione del comma 3 resta lettera morta.
Che cosa serve perché il dato sia utilizzabile
Checklist uniformi
Se ogni ciclo di controllo usa voci diverse, i dati non si sommano. Checklist configurate una volta e applicate a tutti i servizi producono risposte omogenee, e le risposte omogenee si aggregano.
Copertura dichiarata
Un rilievo su tre atti controllati e un rilievo su trenta atti controllati non hanno lo stesso significato. Perché il dato sia valutativo occorre sapere quanti atti sono stati esaminati per ciascun servizio rispetto alla popolazione: è l’informazione che il campionamento tracciato rende disponibile e che la ricostruzione manuale quasi sempre perde.
Aggregazione per servizio e per voce
La lettura incrociata — quale voce di controllo, in quale servizio — è ciò che distingue un dato valutativo da un elenco. Consente di distinguere il problema diffuso in tutto l’ente, che è un problema di formazione o di procedura, dal problema concentrato in un servizio, che è un problema di quel servizio.
È una distinzione che l’organo di valutazione deve poter fare prima di tradurre un rilievo in un giudizio, e che il segretario deve poter fare prima di scrivere una direttiva.
Il rapporto con il ciclo della performance
La valutazione della performance individuale e organizzativa si fonda su indicatori definiti in sede di programmazione. Le risultanze dei controlli interni sono una fonte informativa che il legislatore ha espressamente indicato come utile a questo fine.
Perché il collegamento funzioni, il dato del controllo deve essere disponibile nei tempi del ciclo della performance, non a chiusura avvenuta. Una reportistica che si produce dai dati anziché ricostruirli rende praticabile la trasmissione periodica che la norma prevede, invece di una trasmissione annuale concentrata.
Il punto di vista dell’organo di valutazione sul metodo
Gli organi di valutazione sono spesso chiamati a esprimersi anche sull’adeguatezza del sistema dei controlli interni. In quella sede le domande sono le stesse che pone un revisore: come è stata determinata la numerosità del campione, con quale tecnica, con quale copertura effettiva, con quale continuità nel tempo.
Sono domande a cui l’ente risponde bene se il metodo è registrato nel sistema, e male se vive in un file e nella memoria di chi lo ha costruito.