Campionamento casuale degli atti
L’articolo 147-bis del TUEL non chiede genericamente di controllare qualche atto: chiede una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento. Sono due requisiti distinti, e il secondo è quello che mette in difficoltà la maggior parte degli enti.
Casualità e motivazione sono due cose diverse
Sono soggette al controllo le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi, scelti secondo una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento.
Art. 147-bis, comma 2, D.Lgs. 267/2000 (TUEL)
Casualità significa che nessuno sceglie quali atti finiscono sotto controllo. Se la selezione è discrezionale, il controllo perde la sua funzione di deterrenza: chi redige l’atto sa in anticipo se sarà esaminato.
Motivazione significa che l’ente deve saper spiegare perché quella tecnica, con quella numerosità, su quella popolazione. Non basta dire «abbiamo estratto a sorte il 10%»: occorre che la scelta sia coerente con i principi generali di revisione aziendale richiamati dalla norma e documentata nel regolamento dei controlli interni.
Il problema del foglio di calcolo
L’estrazione fatta a mano, o con una funzione casuale in un foglio elettronico, presenta tre debolezze che emergono puntualmente quando qualcuno chiede conto del metodo.
- Non è ricostruibile. La funzione casuale ricalcola a ogni apertura del file. Sei mesi dopo non è possibile dimostrare che il campione controllato sia quello effettivamente estratto.
- La popolazione di partenza è opaca. Quali atti erano nell’elenco al momento dell’estrazione? Se il file è stato aggiornato dopo, la risposta non esiste più.
- La motivazione resta implicita. Il criterio vive nella testa di chi ha costruito il file. Quando quella persona cambia ufficio, il metodo si perde.
Come lo affronta AuditingPA
Si definisce la popolazione
Prima dell’estrazione si stabilisce quale insieme di atti è oggetto del controllo: determinazioni di impegno di spesa, contratti, altri provvedimenti amministrativi, per il periodo di riferimento. La popolazione è un dato registrato, non un elenco che cambia sotto le mani.
Si definiscono i criteri
Si stabiliscono le caratteristiche del campione e i criteri di estrazione che l’ente si è dato come obiettivo, in coerenza con il proprio regolamento dei controlli interni: numerosità, eventuale stratificazione per servizio o per tipologia di atto, soglie.
Si estrae e si conserva la traccia
L’estrazione è eseguita dal software. Il campione risultante resta associato alla popolazione e ai criteri che lo hanno prodotto. La motivazione della tecnica cessa di essere una dichiarazione e diventa un dato consultabile.
Che cosa scrivere nel regolamento
Il regolamento dei controlli interni è la sede in cui la tecnica va motivata. Gli elementi che di norma non possono mancare:
- la popolazione soggetta a controllo e le eventuali esclusioni, con la relativa giustificazione;
- la numerosità del campione, in valore assoluto o in percentuale, e il criterio con cui è stata determinata;
- l’eventuale stratificazione: per servizio, per tipologia di atto, per soglia di importo;
- la periodicità delle estrazioni e dei controlli;
- il soggetto che esegue l’estrazione e le modalità di conservazione della traccia;
- il trattamento degli atti già oggetto di controllo in cicli precedenti.
Sono gli stessi elementi che AuditingPA chiede di configurare. Non è un caso: configurare il software equivale a rendere operativo ciò che il regolamento prescrive.
Domande ricorrenti
Quale percentuale di atti va controllata?
La norma non fissa una percentuale. La determina l’ente nel proprio regolamento, nell’ambito dell’autonomia organizzativa che l’art. 147-bis gli riconosce, tenendo conto della dimensione della popolazione, delle risorse dell’ufficio e dei principi di revisione richiamati dalla norma.
Il campione può essere integrato con atti scelti?
Molti regolamenti prevedono, accanto al campione casuale, un’aliquota di atti selezionati per criteri di rischio. È una scelta legittima purché il regolamento la disciplini e distingua chiaramente le due componenti: la parte casuale deve restare casuale.
Che cosa succede se un atto estratto è già stato controllato?
È una circostanza da disciplinare in anticipo nel regolamento: reinserimento nella popolazione, esclusione, o nuova estrazione. L’importante è che la regola sia definita prima e applicata in modo costante.