Tecniche di campionamento per i controlli interni

L’articolo 147-bis chiede una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento. Sono due requisiti, non uno: il primo riguarda come si estrae, il secondo riguarda cosa si è in grado di spiegare. Quasi tutti gli enti soddisfano il primo. Il secondo è dove nascono i rilievi.

Casualità e motivazione sono cose diverse

Casualità significa che ogni atto della popolazione ha la stessa probabilità di finire nel campione, e che nessuno decide quali. Se la selezione è discrezionale il controllo perde la funzione di deterrenza: chi redige l’atto sa in anticipo se sarà esaminato.

Motivazione significa saper rispondere a tre domande: perché questa tecnica, perché questa numerosità, perché su questa popolazione. La risposta «abbiamo estratto a sorte il 10%» non è una motivazione: è la descrizione di ciò che si è fatto.

La norma richiama i principi generali di revisione aziendale. Il principio elementare della revisione è che il campione debba consentire di dire qualcosa sulla popolazione: se non può, l’esame è un’attività che si esaurisce sugli atti guardati e non produce conoscenza sull’ente.

Le tecniche disponibili

Campionamento casuale semplice

Ogni unità della popolazione ha la stessa probabilità di essere estratta. È la tecnica di riferimento: semplice da spiegare, semplice da difendere, e non richiede assunzioni sulla struttura della popolazione.

Quando conviene: popolazioni omogenee, dove gli atti si somigliano per tipologia e rilevanza.
Limite: se la popolazione è disomogenea, un campione casuale semplice può ignorare del tutto un servizio piccolo o una tipologia rara ma rischiosa.

Campionamento stratificato

La popolazione viene divisa in strati omogenei — per servizio, per tipologia di atto, per fascia di importo — e da ciascuno si estrae casualmente. La casualità è preservata dentro ogni strato.

Quando conviene: quando l’ente vuole garantire che ogni servizio o tipologia sia rappresentato, o quando il rischio non è distribuito uniformemente.
Attenzione: la stratificazione va motivata due volte — perché quegli strati e perché quella ripartizione del campione fra strati.

Campionamento sistematico

Si estrae un atto ogni k, partendo da un punto scelto a caso. È di fatto casuale purché la popolazione non abbia periodicità nascoste.

Rischio concreto: se l’elenco degli atti è ordinato per numero di protocollo e un servizio adotta le proprie determinazioni sempre nello stesso periodo del mese, un passo sbagliato può selezionare sistematicamente sempre lo stesso servizio. È il motivo per cui questa tecnica va usata con l’elenco mescolato, non nell’ordine naturale.

Selezione per rischio (non è campionamento)

Molti regolamenti prevedono, accanto al campione casuale, un’aliquota di atti scelti per criteri di rischio: importi sopra soglia, affidamenti diretti, proroghe, procedure negoziate.

È una scelta legittima e spesso opportuna, a due condizioni: che il regolamento la disciplini espressamente, e che le due componenti restino distinte e separatamente identificabili nelle risultanze. La parte casuale deve restare casuale: se la si contamina con criteri di rischio, non si può più dire nulla sulla popolazione.

Quanti atti controllare

Va detto subito, perché è la domanda più frequente e la fonte di più equivoci: la norma non fissa alcuna percentuale. Non esiste un 5% di legge, né un 10%. La determina l’ente nel proprio regolamento, nell’ambito dell’autonomia organizzativa che l’art. 147-bis gli riconosce.

Chi cerca un numero da citare non lo troverà nel TUEL. Quello che si può fare è motivare la scelta con criteri difendibili.

I criteri che reggono

Il ragionamento sulla numerosità

Un principio pratico, prima delle formule: su popolazioni piccole conta il numero assoluto, su popolazioni grandi conta la percentuale.

Un comune che adotta 120 determinazioni l’anno e ne controlla il 5% ne esamina sei: troppo poche perché il risultato dica qualcosa. Lo stesso 5% su 4.000 atti significa duecento controlli, che nessun ufficio di due persone riesce a svolgere con la dovuta attenzione.

Per questo la formulazione combinata — una percentuale con un minimo e un tetto — è quella che regge meglio sia alla verifica esterna sia alla realtà dell’ufficio.

Se si vuole essere rigorosi

La statistica offre strumenti per dimensionare un campione a partire dal livello di confidenza e dal margine di errore accettati. È l’approccio della revisione aziendale in senso proprio, ed è del tutto legittimo adottarlo.

Va però usato con onestà: dichiarare un livello di confidenza nel regolamento e poi non applicarne le conseguenze — sulla numerosità, sulla lettura dei risultati, sull’estensione del campione quando emergono anomalie — è peggio che non citarlo affatto. Un riferimento statistico non applicato è una dichiarazione che si ritorce contro chi l’ha scritta.

Che cosa scrivere nel regolamento

La parte sul campionamento dovrebbe rispondere, nell’ordine, a queste domande:

1. Su cosa si estrae. La popolazione, con le esclusioni e la loro motivazione.
2. Con quale tecnica. Casuale semplice, stratificata, sistematica — e perché quella.
3. Quanti atti. Il criterio di numerosità, non solo il numero.
4. Con quale periodicità. Quando si estrae e quando si controlla.
5. Chi estrae. E come si conserva la traccia dell’operazione.
6. Che cosa succede agli atti già controllati in cicli precedenti: reinserimento, esclusione, nuova estrazione.
7. Se c’è una componente per rischio, come è delimitata e come resta distinta.
8. Che cosa accade se emergono anomalie diffuse: il campione si estende? Con quale criterio?

L’ottavo punto è quello che quasi nessun regolamento contiene ed è il primo che un revisore chiede quando il tasso di irregolarità risulta alto.

Il problema della dimostrabilità

Una tecnica corretta applicata in modo non documentabile equivale, in sede di verifica, a una tecnica assente. Il punto non è la buona fede dell’ufficio: è che dopo mesi nessuno può ricostruire cosa è successo.

Le tre debolezze tipiche dell’estrazione fatta con un foglio di calcolo:

• La funzione casuale ricalcola. A ogni apertura del file i numeri cambiano. Se non si sono congelati i valori, il campione estratto non esiste più.
• La popolazione non è congelata. Se l’elenco è stato aggiornato dopo l’estrazione, non si sa più su quale insieme si è estratto.
• Il criterio vive nella testa di chi ha costruito il file. Quando quella persona cambia ufficio, il metodo dell’ente se ne va con lei.

Rimediare non richiede necessariamente un software: richiede che, per ogni ciclo, restino agli atti l’elenco della popolazione, i criteri applicati, l’esito dell’estrazione e la data. Se un ente lo fa con un verbale e un allegato in PDF conservato a protocollo, è sufficiente.

Quello che non è sufficiente è un foglio di calcolo sovrascritto ogni sei mesi.

Tre domande a cui bisogna saper rispondere

Sono le domande che arrivano da un revisore, dalla Corte dei conti o da un responsabile che contesta un rilievo. Se il regolamento e la documentazione del ciclo consentono di rispondere, il metodo regge.

1. Su quanti atti avete estratto e con quale criterio? Richiede popolazione definita e numerosità motivata.
2. Come dimostrate che la selezione è stata casuale? Richiede traccia dell’operazione, non dichiarazione.
3. Che copertura ha avuto il controllo rispetto alla popolazione? Richiede di aver misurato il rapporto, per servizio e non solo in totale.

Dove si collega il resto

Le definizioni puntuali di popolazione, campione, strato, numerosità e copertura stanno nel glossario dei controlli interni.

Il campionamento è il primo passo di un ciclo più ampio: la guida al controllo successivo descrive come si organizza l’intero processo, e quella sul referto che cosa la Corte dei conti verifica a valle.

Sul piano operativo, AuditingPA tiene associati popolazione, criteri e campione estratto: è il modo in cui la motivazione della tecnica smette di essere una dichiarazione nel regolamento e diventa un dato consultabile.