Glossario dei controlli interni

I termini del controllo interno vengono usati con significati diversi da ente a ente, e alcuni fraintendimenti ricorrenti nascono proprio da qui. Ogni voce di questo glossario si legge da sola e distingue, dove serve, ciò che la norma impone da ciò che l’ente stabilisce nel proprio regolamento.

Il controllo

Controllo successivo di regolarità amministrativa

Verifica svolta dopo l’adozione dell’atto, su un campione selezionato in modo casuale, per accertare la regolarità dell’azione amministrativa. È previsto dall’art. 147-bis, comma 2, del TUEL, si svolge sotto la direzione del segretario secondo principi generali di revisione aziendale, e riguarda determinazioni di impegno di spesa, contratti e altri atti amministrativi. Non serve a correggere il singolo provvedimento, ma a conoscere come lavora l’ente.

Controllo preventivo di regolarità amministrativa

Verifica svolta prima che l’atto produca effetti, attraverso il parere di regolarità tecnica del responsabile del servizio e, quando l’atto comporta riflessi finanziari, il parere di regolarità contabile. È disciplinato dall’art. 147-bis, comma 1, del TUEL e riguarda ogni atto, non un campione.

Ciclo di controllo

L’insieme delle fasi che vanno dalla definizione della popolazione alla trasmissione delle risultanze: definizione della popolazione, estrazione del campione, esame degli atti, consolidamento, aggregazione, trasmissione, verifica degli effetti nel periodo successivo. La sua durata e la sua periodicità le stabilisce il regolamento dell’ente, non la legge.

Principi generali di revisione aziendale

Criteri metodologici richiamati dall’art. 147-bis comma 2 come riferimento per lo svolgimento del controllo. La norma li richiama senza elencarli: nella prassi si traducono nel requisito che il controllo sia documentato, ripetibile e tale da consentire a operatori diversi di arrivare alla stessa conclusione sullo stesso atto.

Il campionamento

Popolazione

L’insieme degli atti da cui il campione viene estratto, delimitato per tipologia, per periodo e per criteri di inclusione ed esclusione. È il denominatore di ogni indicatore del controllo: senza una popolazione definita non si può calcolare la copertura né confrontare due annualità.

Campione

Il sottoinsieme di atti effettivamente sottoposti a esame, estratto dalla popolazione. Perché il controllo dica qualcosa sull’ente e non solo sugli atti guardati, il campione deve essere estratto in modo casuale e con una numerosità motivata.

Selezione casuale

Modalità di estrazione in cui ogni atto della popolazione ha la stessa probabilità di essere scelto e nessuno decide quali atti finiscano sotto esame. È un requisito espresso dell’art. 147-bis comma 2. Se la selezione è discrezionale il controllo perde la funzione di deterrenza, perché chi redige l’atto sa in anticipo se sarà esaminato.

Motivate tecniche di campionamento

Requisito distinto dalla casualità, anch’esso previsto dall’art. 147-bis comma 2: non basta estrarre a sorte, occorre saper spiegare perché quella tecnica, con quella numerosità, su quella popolazione. La descrizione di ciò che si è fatto non è una motivazione.

Campionamento casuale semplice

Tecnica in cui ogni unità della popolazione ha la stessa probabilità di essere estratta, senza suddivisioni preliminari. È la tecnica di riferimento: semplice da spiegare e da difendere, non richiede assunzioni sulla struttura della popolazione. Su popolazioni disomogenee può però ignorare del tutto un servizio piccolo o una tipologia rara.

Campionamento stratificato

Tecnica in cui la popolazione viene divisa in gruppi omogenei — per servizio, per tipologia di atto, per fascia di importo — e da ciascun gruppo si estrae casualmente. Garantisce che ogni strato sia rappresentato. Va motivata due volte: perché quegli strati e perché quella ripartizione del campione fra strati.

Strato

Ciascuno dei gruppi omogenei in cui la popolazione viene divisa nel campionamento stratificato. La casualità dell’estrazione è preservata all’interno di ogni strato.

Campionamento sistematico

Tecnica in cui si estrae un atto ogni k, partendo da un punto scelto a caso. È equivalente a un’estrazione casuale purché la popolazione non presenti periodicità nascoste: se l’elenco è ordinato per protocollo e un servizio adotta i propri atti sempre nello stesso periodo del mese, un passo sbagliato può selezionare sistematicamente sempre lo stesso servizio.

Selezione per rischio

Individuazione di atti da controllare in base a criteri di rischio — importi sopra soglia, affidamenti diretti, proroghe, procedure negoziate — anziché per sorteggio. Non è campionamento: è una scelta legittima e spesso opportuna, ma va disciplinata dal regolamento e tenuta separata e identificabile nelle risultanze, perché la componente casuale resti casuale.

Numerosità del campione

Il numero di atti sottoposti a esame, in valore assoluto o in percentuale sulla popolazione. La norma non fissa alcuna percentuale minima: la determina l’ente nel proprio regolamento, nell’ambito dell’autonomia organizzativa riconosciuta dall’art. 147-bis. Su popolazioni piccole conta il numero assoluto, su popolazioni grandi conta la percentuale.

Copertura del controllo

Il rapporto fra atti esaminati e atti della popolazione, calcolato in totale e per servizio. È la prima domanda che pone un revisore, ed è la prima che resta senza risposta negli enti che non hanno definito la popolazione.

Tracciabilità dell’estrazione

La possibilità di dimostrare, a distanza di mesi, quale fosse la popolazione, quali i criteri e quale il campione estratto. Una tecnica corretta ma non documentabile equivale, in sede di verifica, a una tecnica assente.

L’esame degli atti

Checklist

La griglia che definisce che cosa si verifica su ciascun atto estratto. Rende il giudizio omogeneo fra operatori diversi e trasforma gli esiti in dati aggregabili. Le voci variano con la tipologia di atto e con le scelte dell’ente; se cambiano da un ciclo all’altro, il confronto fra annualità misura la modifica del metodo e non il miglioramento dell’ente.

Voce di controllo

Il singolo elemento verificato all’interno di una checklist: competenza, presupposti, motivazione, iter procedimentale, copertura finanziaria, affidamenti, trasparenza, conflitto di interessi, forma. È l’unità minima su cui si aggregano gli esiti.

Rilievo

L’annotazione con cui si segnala che una voce di controllo non risulta soddisfatta su un determinato atto. Perché sia utilizzabile a fini statistici e valutativi va registrato in forma strutturata, riferito alla voce e al servizio, non in forma discorsiva.

Regolamento dei controlli interni

L’atto con cui l’ente esercita l’autonomia organizzativa che l’art. 147-bis gli riconosce. Per la parte sul controllo successivo definisce oggetto, tecnica di campionamento e sua motivazione, numerosità, periodicità, checklist, soggetti coinvolti, modalità di trasmissione delle risultanze e conservazione della documentazione del controllo.

Gli esiti e gli obblighi

Risultanze

Gli esiti del controllo successivo, che l’art. 147-bis comma 3 impone al segretario di trasmettere periodicamente a quattro destinatari: responsabili dei servizi, revisori dei conti, organi di valutazione dei risultati dei dipendenti e consiglio comunale. Sono un adempimento interno all’ente.

Direttive

Le indicazioni sul modo di conformarsi che, ai sensi dell’art. 147-bis comma 3, devono accompagnare le risultanze in caso di irregolarità riscontrate. È un obbligo di contenuto: il documento che elenca i rilievi senza indicare come conformarsi assolve solo metà della previsione.

Referto sui controlli interni

Relazione annuale del sindaco alla sezione regionale di controllo della Corte dei conti sul funzionamento dell’intero sistema dei controlli interni, prevista dall’art. 148 del TUEL. Si redige sulla base di linee guida che la Sezione delle autonomie adotta ogni anno con propria deliberazione. È un adempimento distinto dalle risultanze: lo firma il sindaco, non il segretario, e riguarda l’adeguatezza del sistema, non gli esiti sui singoli atti.

Linee guida della Sezione delle autonomie

Deliberazione con cui la Corte dei conti stabilisce ogni anno struttura e contenuto del questionario per il referto sui controlli interni. Cambiano di anno in anno: cambiano le sezioni, le domande e i dati richiesti. Per le relazioni sull’esercizio 2025 il riferimento è la deliberazione n. 6/SEZAUT/2026/INPR.

I soggetti

Segretario

L’organo cui l’art. 147-bis affida la direzione del controllo successivo (comma 2) e la trasmissione delle risultanze (comma 3). Dirigere non significa eseguire: significa rispondere del metodo, e quindi poter dimostrare in modo documentale come è stato selezionato il campione.

RPCT

Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, figura prevista dalla legge 190/2012. Le risultanze del controllo successivo alimentano la programmazione delle misure di prevenzione, che dal 2022 trova sede nella sezione dedicata del PIAO. In molti enti locali il segretario è anche RPCT.

Organi di valutazione

OIV o nuclei di valutazione, destinatari delle risultanze ai sensi dell’art. 147-bis comma 3, che le norma qualifica espressamente come documenti utili per la valutazione dei dipendenti. Perché lo siano davvero devono essere confrontabili fra servizi e fra annualità: un giudizio discorsivo non è utilizzabile a fini valutativi.

Dove approfondire

Le tre guide sviluppano per esteso quello che qui è definito in poche righe: il controllo successivo nel suo insieme, le tecniche di campionamento e il referto alla Corte dei conti.