Compilazione condivisa e lavoro in team

Nella maggior parte degli enti il controllo successivo è il lavoro di una persona sola, concentrato nelle settimane che precedono la trasmissione delle risultanze. È il modo più fragile di assolvere un obbligo di legge, e il primo a saltare quando quella persona è assente.

Il rischio del file unico

Quando il controllo vive in un foglio di calcolo, la collaborazione avviene per scambio di copie. Da qui discendono problemi che chiunque abbia gestito un ciclo di controllo riconosce: versioni che divergono, modifiche sovrascritte, incertezza su quale file sia quello buono, impossibilità di sapere chi ha compilato una determinata voce e quando.

C’è un aspetto ulteriore, meno evidente ma più serio. Il controllo di regolarità amministrativa si svolge sotto la direzione del segretario, e le sue risultanze producono effetti sui responsabili dei servizi. Un processo che non conserva traccia di chi ha valutato cosa è un processo che, se contestato, non è difendibile.

Come funziona in AuditingPA

La compilazione è condivisa: più persone dell’ufficio lavorano sullo stesso ciclo di controllo, ciascuna secondo i permessi che l’ente ha definito. Non ci sono copie da riconciliare, perché non ci sono copie.

L’ente configura autonomamente utenti e permessi. Le configurazioni ricorrenti sono facili da immaginare: chi estrae il campione, chi compila le checklist, chi valida, chi consulta soltanto. La struttura dei permessi riflette l’organizzazione dell’ufficio, non il contrario.

Che cosa cambia nell’organizzazione del lavoro

Il carico si distribuisce

Se il controllo può essere svolto da più persone contemporaneamente, non deve concentrarsi in una finestra temporale ristretta. Diventa possibile un’attività continuativa anziché una campagna periodica.

Il metodo non se ne va con le persone

Checklist configurate, criteri di campionamento registrati e cicli precedenti consultabili significano che il metodo dell’ente sopravvive ai cambi di persona. È il punto su cui più spesso si scopre la fragilità del foglio di calcolo: quando chi lo aveva costruito va altrove.

Il segretario vede lo stato di avanzamento

La direzione del controllo spetta al segretario. Sapere a che punto è il ciclo, quante voci restano, dove si concentrano le criticità è parte di quella direzione, e non dovrebbe richiedere di chiedere aggiornamenti a voce.

Accesso e sicurezza

AuditingPA prevede l’autenticazione a due fattori, con app di autenticazione o via email. È un requisito coerente con la natura dei dati trattati: il controllo successivo esamina atti che possono contenere dati personali e valutazioni che incidono sulla posizione dei responsabili dei servizi.

Essendo una soluzione interamente in cloud, gli accessi non dipendono dalla postazione: il controllo può essere svolto da qualunque sede dell’ente e in lavoro agile, senza VPN da configurare né file da portare fuori.

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