Segretari generali e comunali
Il controllo successivo di regolarità amministrativa si svolge sotto la direzione del segretario. Non è una formula di stile: è l’attribuzione di una responsabilità personale su un’attività che deve essere continuativa, metodologicamente fondata e rendicontata a quattro destinatari diversi.
Che cosa la norma mette in capo al segretario
L’articolo 147-bis del TUEL nomina il segretario due volte, e in entrambi i casi per attribuirgli un compito.
Il comma 2 stabilisce che il controllo nella fase successiva è assicurato sotto la direzione del segretario, secondo principi generali di revisione aziendale e modalità definite nell’autonomia organizzativa dell’ente.
Il comma 3 stabilisce che le risultanze sono trasmesse periodicamente a cura del segretario ai responsabili dei servizi, con le direttive cui conformarsi, ai revisori dei conti, agli organi di valutazione e al consiglio comunale.
Ne discendono tre esigenze concrete, che l’organizzazione dell’ufficio deve saper soddisfare.
Le tre esigenze
Dimostrare il metodo
La direzione del controllo comporta la responsabilità del metodo adottato. Se viene chiesto conto di come è stato selezionato il campione — da un revisore, dalla Corte dei conti, da un responsabile di servizio che contesta un rilievo — la risposta deve essere documentale.
Un’estrazione eseguita in un foglio di calcolo con una funzione casuale non è ricostruibile a distanza di mesi: la funzione ricalcola a ogni apertura del file. Il segretario si trova a dover garantire personalmente un metodo che non è in grado di dimostrare. È il punto su cui AuditingPA incide più direttamente: popolazione, criteri e campione estratto restano associati e consultabili.
Governare un’attività continuativa
Il controllo successivo tende a comprimersi nelle settimane che precedono la trasmissione delle risultanze, perché quello è il momento in cui diventa visibile. È una concentrazione che produce due effetti negativi: la qualità dell’esame si abbassa, e le direttive arrivano ai responsabili troppo tardi per incidere sui comportamenti.
Dirigere significa sapere a che punto è il ciclo senza doverlo chiedere. La compilazione condivisa consente di distribuire il lavoro nel tempo e tra più persone, con permessi definiti dall’ente.
Trasmettere risultanze utilizzabili
I quattro destinatari indicati dal comma 3 hanno bisogni informativi diversi. Il consiglio comunale ha bisogno di una rappresentazione sintetica; il singolo responsabile di servizio ha bisogno dei rilievi che lo riguardano e delle direttive conseguenti; i revisori guardano soprattutto agli impegni di spesa; l’organo di valutazione deve poter usare i dati a fini valutativi.
La norma è esplicita nel richiedere che i rilievi siano accompagnati dalle direttive cui conformarsi. Scrivere direttive che producano effetti richiede di vedere le ricorrenze: quale voce di controllo, in quale servizio, con quale andamento. È ciò che consente la reportistica su dati strutturati.
La continuità del metodo
C’è una circostanza che i segretari conoscono bene: la rotazione. Il segretario cambia sede, il funzionario che aveva costruito il file dei controlli va in un altro ufficio, e con lui se ne va il metodo. Il ciclo successivo riparte da capo, spesso con criteri diversi, e il confronto tra annualità diventa impossibile.
Checklist configurate nel sistema, criteri di campionamento registrati e cicli precedenti consultabili trasformano il metodo da conoscenza personale a patrimonio dell’ente. È una forma di tutela per chi subentra, e per chi lascia.
Il collegamento con gli altri adempimenti
Il controllo successivo non è un’isola. Le sue risultanze alimentano la programmazione delle misure di prevenzione della corruzione ai sensi della legge 190/2012, che dal 2022 trova sede nella sezione dedicata del PIAO. In molti enti il segretario è anche RPCT, e si trova quindi su entrambi i lati del collegamento: produce l’evidenza e la utilizza.
Quando i dati del controllo sono strutturati, il passaggio è immediato. Quando sono discorsivi, i due adempimenti restano separati e la sezione anticorruzione del PIAO si scrive senza guardare che cosa il controllo ha effettivamente rilevato.